7 chýb pri riadení výkonnosti firmy

7 chýb pri riadení výkonnosti firmy

Ako je možné, že je jedna firma úspešná a druhej sa nedarí? Jedna vyrastie raketovo rýchlo a druhá stagnuje?
Faktorov úspechu je veľa, tak ako aj literatúry o tom, ako dosahovať ambiciózne ciele a ako riadiť výkonnosť tímov a jednotlivcov. Napriek tomu neexistuje univerzálny návod na úspech vo všetkých firmách. Situácia v každej firme je odlišná podľa jej veku, veľkosti, segmentu podnikania a taktiež ambícií pre rýchlosť rastu.

Prečo o tom píšem?

Riadenie výkonnosti býva najčastejšou tému, ktorú riešime s majiteľmi a riaditeľmi firiem. Obyčajne sa k nej dostávame okľukou. Prvotná požiadavka manažérov býva obvykle iná, a to potreba nastavenia motivačného systému pre manažérsky alebo obchodný tím. Najčastejšie otázky manažérov zároveň sú:

„Ako nastaviť fungujúci systém riadenia, keď začíname v biznise?“

„Prečo nám nefunguje náš prácne vytvorený motivačný systém?“

„Čo namotivuje viac našich ľudí, aby spolupracovali a aby plnili ciele?“


V debate sa teda vraciame k témam vízie, misie, či strategickým cieľom firmy. Od nich sa odvíja celé riadenie, procesy, aktivity a aj samotný motivačný systém.
Na základe skúseností z rôznych firiem vás chcem inšpirovať, ako dosiahnuť firemné ciele bez zbytočných chýb a omylov.

1. Nejasné ciele, resp. stratégia neprepojená na exekúciu

Budovanie domu začína položením základov. Pri budovaní firmy je základom riadenia vízia a strategické ciele, ktoré určujú smerovanie celej firmy. Zo strategických cieľov vyplývajú ako skladačka tímové, resp. individuálne ciele. Tie je potrebné nastaviť ako konkrétne očakávania na ľudí. Z pohľadu jednotlivca pomáhajú dobre nastavené ciele pochopiť smerovanie a fungovanie firmy a pochopiť, ako môže práve on svojou každodennou prácou prispieť k dosiahnutiu cieľov. Stanovené sú teda ciele a na to nadväzujúce procesy a aktivity. Hnacou silou úspechu je pri takomto nastavení osobná zodpovednosť každého člena tímu pri plnení cieľov firmy.

2. Veľké množstvo cieľov

Strategických cieľov nemôže byť veľa, pretože sa v nich ľudia strácajú a nie sú im jasné priority. Aké ciele sú teda strategické a aké nie? Najjednoduchším prístupom je stanoviť za strategické ciele také, ktoré majú priamy vplyv na rast biznisu, a tých kľúčových je naozaj iba pár.

3. Zložitosť

Či je firma na začiatku a chce stanoviť očakávaný výkon svojich ľudí, alebo už firma výkon riadi, dôležitým faktorom je jednoduchosť. Ľudia potrebujú rozumieť tomu, čo sa od nich očakáva a potrebujú vedieť ako to dosiahnuť. Ako manažéri, tak aj ľudia by nemali tráviť hodiny pri zaučení sa do nových procesov, do používania nových nástrojov, či vyplňovania tabuliek kvôli lepšiemu dosahovaniu cieľov. Dôsledkom je nechuť a zníženie motivácie, aj keď bol zámer dobrý.

4. Nemonitorovanie alebo prílišne monitorovanie

Jedným z kľúčových predpokladov úspechu je schopnosť stanoviť KPI´s, resp. metriky, prostredníctvom ktorých sa bude priebežne vyhodnocovať plnenie stanovených cieľov. Častým javom je stanovenie základných finančných ukazovateľov ako napr. tržby, zisk. Zabúda sa na zákazníka a meranie jeho spokojnosti, na procesné a rozvojové KPI´s. Opačným extrémom je príliš veľa ukazovateľov bez určenia, ktoré sú nosné a ktoré sú iba podporné. Takéto monitorovanie môže byť veľmi časovo náročné. Zároveň nemusí (aj napriek svojmu rozsahu) vôbec prinášať očakávaný pohľad na aktuálny stav, ani trend vývoja firmy.

5. Nedostatočná podpora systému riadenia výkonu zo strany lídra

Kľúčovú rolu pri vedení tímov k úspechu majú lídri. Platí to predovšetkým pri riadení ich výkonu. Líder má byť presvedčený a presvedčivý. Jeho úlohou je oboznamovať tím s cieľmi a dávať odpovede na každé „prečo“. Má aktivovať a podporovať svoj tím, objasňovať kľúčové indikátory výkonnosti a možnosť ich ovplyvnenia, prejaviť uznanie, pochváliť a vyzdvihnúť dobrý výkon a želaný prístup členov tímu. Líder v neposlednom rade vytvára priestor na zlepšovanie a rozvoj členov svojho tímu.

6. Nedostatok spätnej väzby

Mnoho manažérov má obavy hovoriť priamo o svojich očakávaniach. Možno je to neuveriteľné, ale je to tak. Obava z negatívnej reakcie protistrany vedie k odsúvaniu na neskôr. V skutočnosti sa týmto otvára bludný kruh nevyrieknutých očakávaní manažéra na jednej strane a nedostatočného výkonu zamestnanca na druhej strane. Zamestnanec totiž vôbec nemusí vedieť o nespokojnosti s jeho výkonom. Viete si predstaviť následné prekvapenie, sklamanie a pocit ukrivdenia? Viete aký signál vysielate do tímu prehliadaním a akceptáciou podpriemerného výkonu a nedocenením toho nadpriemerného?

Ako manažér neotáľajte s pomenovaním toho,  s čím ste spokojný a čo je potrebné zlepšiť a zmeniť. Keď sa chcete posúvať a dosahovať s tímom odvážne ciele, potrebujete odlíšiť výkon priemerný, nadpriemerný a podpriemerný. Neodkladajte poskytnutie spätnej väzby na výkon na ročný hodnotiaci rozhovor, rozprávajte sa veľa a často a nielen preto, že sa to vyžaduje.

Ideálnym prípadom je, ak funguje otvorená komunikácia obojsmerne, aj zo strany zamestnanca. Konštruktívna spätná väzba na výkon a kompetencie môže vyčistiť stôl, zlepšiť vzťahy, vylepšiť procesy, priniesť nápady a mnoho ďalšieho pre napredovanie firmy.

7. Neefektívny odmeňovací systém

Smutným príkladom z praxe je, keď ľudia dôjdu k presvedčeniu, že za svoje snaženie aj tak nedosiahnu žiadnu odmenu. Prípadne odmenu získajú, ale budí svojou výškou rozpačité dojmy. Pochvala je určite dôležitá a tvorí významný motivačný faktor, no finančné ohodnotenie je pre motiváciu k ďalšiemu výkonu kľúčové. K definovaniu očakávania na výkon patrí jasné pomenovanie, aký výsledok je žiaduci a zároveň akú odmenu prinesie. Inak povedané, výkon sa zvyšuje s možnosťou ovplyvnenia výšky svojej odmeny. Pozor preto na nastavenie odmeňovacieho systému a dôslednú komunikáciu pri jeho nastavovaní. Raz stratená dôvera sa obnovuje veľmi ťažko.

Chýbajúce alebo neefektívne riadenie výkonnosti je drahé. Zvyšuje náklady, neprináša očakávanú hodnotu do biznisu, predlžuje procesy, nepodporuje angažovanosť ľudí v tíme. V niektorých prípadoch dokonca spôsobuje zvýšenú fluktuáciu a ohrozuje samotné fungovanie firmy. Naopak – keď je výkonnosť riadená správne, efekt je okamžitý. Významne je ovplyvnený rast firmy a finančné výsledky. Čo je ale nevyčísliteľné? Mať v tíme angažovaných ľudí naladených k práci pre spoločnú víziu a ciele firmy.

 

Martina Belišová
Biznis konzultant