Procesy vo firme

Znalosť firemných procesov znižuje potrebu riadenia

Slovo procesy sa objavuje v slovníku manažérov veľmi často a to v rôznych situáciách.
Poznáme HR procesy, proces uvádzania produktu na trh, akvizičný proces, proces vystavovania faktúr a takto by sme mohli pokračovať ďalej. Procesy sú štandardné postupy využívané na riadenie opakujúcich sa situácií. Ich cielené využívanie je otázkou zvyšovania výnosov, znižovania nákladov.

Ak si budete pýtať radu od konzultantov, ako zlepšiť fungovanie firmy, povedia Vám, že základom je popis toho, čo robíte, čo znamená popis procesov a ich následná optimalizácia. Ale skutočne to vo firme potrebujete?

Pri nedávnej návšteve klienta sme diskutovali, či potrebuje riadiť procesy. Firma mala dobré výsledky a prinášala majiteľovi očakávaný zisk. Hovorí sa, že pokiaľ všetko funguje, netreba to meniť. Uvedená situácia, však mala jeden háčik, a to s akou námahou tento výsledok majiteľ dosahuje? Čas, ktorý venuje firme a obrovské pracovné nasadenie, delegovanie len ak je to nutné. Radosť z výsledku mu berie pocit vyčerpania, únava a následná frustrácia. Začať niečo meniť bráni vysoké vnímanie rizík. Uvedomuje si, že ak takto nebude pokračovať, stratí kontrolu nad riadením a tým budú ohrozené aj súčasné výsledky firmy. Pochopiť v tejto situácii, že nastaviť procesy, delegovať činnosti a zmeniť spôsob kontroly je tou správnou cestou, je vecou odvahy, ale aj zdravého sedliackeho rozumu.

  • Zabezpečte, aby procesom ľudia vo firme verili. 
  • Začnite popisovať kľúčové procesy vo firme a pripravte ich na optimalizáciu.
  • Naučte ľudí procesy a podporujte význam ich poznania a dodržiavania.
  • Prepojte procesy s pracovnými modelmi.
  • Uzatvárajte procesy pravidelne.

1. Zabezpečte, aby procesom ľudia vo firme verili.

Ak ľudia chápu zmysel procesov a dodržiavajú ich, šetrí im to čas, energiu potrebnú na plnenie pracovných úloh. Čím menej ich poznajú, tým ich práca stojí viac námahy.

2. Začnite popisovať kľúčové procesy vo firme a pripravte ich na optimalizáciu.

Vyberte tie najdôležitejšie procesy, ktoré ovplyvňujú výsledky spoločnosti. Ich pochopením a optimalizáciou môžete získať rýchle víťazstvo.

 

3. Naučte ľudí procesy a podporujte význam ich poznania a dodržiavania.

Popis procesu neznamená jeho dobré fungovanie. Za každým procesom sú ľudia s ich vedomosťami a prístupom. Vedomosti sa dajú overiť. Určite poznáte základnú poučku, že bez vedomosti ťažko vznikne zručnosť. Preverujte vedomosti a podporujte prístup.

4. Prepojte procesy s pracovnými modelmi.

Každá aktivita v procese je previazaná s konkrétnym pracovníkom. Jeden človek sa zväčša podieľa na realizácii viacerých procesov. A táto situácia sa dá vyriešiť správnym nastavením pracovných modelov. Je to stručný popis pracovnej pozície vo väzbe na procesy, ktoré má pracovník zvládať. Ich prepojením získate istotu, že všetci ľudia vedia o požiadavkách, ktoré sú na nich kladené

5. Uzatvárajte procesy pravidelne

Tak, ako každá činnosť, ktorá má byť motivujúca, aj ľudia potrebujú k fungovaniu v procesoch spätnú väzbu. Jej nastavenie vo forme uzávierok je jedným z rozhodujúcich faktorov úspechu pri riadení na základe procesov.

Ak si spomeniete na predchádzajúci článok, tak procesy sú určite cestou ako zachytiť minimalistov a podporiť samohybky.

Pokiaľ chcete lepšie pochopiť, ako tieto odporúčania dostať do riadenia Vášho tímu, pridajte sa k účastníkom nášho rozvojového programu „ Management University “. Nájdete v ňom množstvo užitočných rád a informácií, ktoré Vám pomôžu pri riadení procesov a vedení pracovníkov.

Určite neprehliadnite ďalšie vydania newslettera, v ktorých sa dočítate viac o témach: 3. Úspech firmy závisí od toho, ako sa plnia stanovené úlohy. 4. Organizácia práce zamestnancov závisí od organizácie práce manažéra.

Martin Chinoracký
riaditeľ spoločnosti